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Si requieres del servicio de impresión de hojas foliadas df resulta indicado que antes de acceder a él tengas claro lo qué son las hojas foliadas, para qué sirven y cuáles son sus características.
Para comprender lo que son estas hojas es necesario tener claro que la foliación de las hojas consiste en ponerles los números a las páginas de un documento. De esta forma, foliar es aquella actividad que enumera los folios u hojas de un documento que hace parte de un expediente.
Esta enumeración de los folios se ha de hacer siguiendo el orden en el cual cada uno de ellos aparece. Al foliar hojas es necesario que esta indicación, la numeración, se haga en el ángulo superior derecho de la hoja, ubicando allí el número que corresponde.
Es necesario que en este punto tengas claro que folio hace referencia a la hoja y foliar, por su parte, nos habla de la acción de numerarlas.
Si bien para foliar las hojas no es obligatorio hacer uso de un servicio de impresión de hojas foliadas df si resulta una opción muy beneficiosa, por la calidad, profesionalismo y duración del trabajo.
Ahora, es importante aclarar que las hojas foliadas resultan esenciales dentro de la empresa y es que ayudan en los procesos de organización archivística. Claramente, la enumeración de estas hojas se hace con objetivos claros y son: el poder controlar el número de folios de las unidades de conservación que se han dado. Igualmente, estas hojas ayudan en el control de la calidad de la unidad, al considerar y ayudar a respetar su orden original.
De esta forma, gracias a las hojas foliadas es posible conservar íntegramente la unidad documental que se ha entregado y al mismo tiempo, esto ayudará a conservar la integridad de la unidad archivística.
Cuando en la empresa se hace un adecuado uso de las hojas foliadas esta labor resulta de gran ayuda para la gestión administrativa de la misma.
Así, dicho de manera más clara la impresión de hojas foliadas df puede ayudar en gran medida en la empresa a realizar una gestión más ordenada de la documentación y de las unidades documentales. De esta forma, se conserva el orden de estas unidades y en el caso de hacer falta un folio, fácilmente su ausencia es reconocida.
De esta manera, las hojas foliadas se evidencian como elementos muy importantes de carácter técnico y administrativo y es que permiten tener una adecuada organización de los archivos.
Antes de entrar a hablar puntualmente de las características de estas hojas has de saber que sus principal finalidad es la de establecer la cantidad de folios, hojas, y la de calidad de los mismos, respecto a la conservación de las unidades documentales.
Con una buena impresión de hojas foliadas df y un buen uso de ellos es posible:
Ubicar más rápidamente los documentos.
Realizar una adecuada transferencia primaria de archivos centrales.
Y realizar una adecuada transferencia secundaria de archivos históricos.
Como ya decíamos foliar es la acción de numerar los folios, hojas, de una unidad documental. Para ello, el número de cada folio se ha de ubicar en el ángulo superior derecho del mismo, con el objetivo de una mayor y más fácil visibilidad.
Ahora, para realizar la foliación de la documentación esta se debe encontrar adecuadamente ordenada antes del proceso. Esta adecuada ubicación corresponde al principio de orden original de cada hoja, lo cual nos dice que el orden de las hojas ha de ser de acuerdo al trámite que dio lugar al documento (su producción).
Así, el número uno al foliar las hojas correspondería al folio inicial de la unidad documental, es decir va a ser ubicado en el primer documento que fue el que dio origen al trámite y por ende el que presenta la fecha de mayor antigüedad.
Por otro lado, al realizar esta labor las hojas o documentación que va a ser foliada ha de estar adecuada depurada, con lo cual no se han de foliar documentos iguales, hojas que se encuentren en blanco y tampoco documentos de apoyo.
De esta forma, se podrá proceder a la foliación, enumerando las hojas de manera consecutiva, legible y sin alterar los sellos, textos o membretes originales.
